Сведения о местах хранения документов по личному составу, необходимых для подтверждения фактов стажа работы, учебы, награждения, места проживания в г. Москве, актов гражданского состояния.

Для чего нужна

Архивная справка — это специальный документ, с помощью которого можно «воссоздать события прошлого». Она выдается архивом на основании запроса клиента. В бланке содержится информация об имеющихся в архиве бумагах и сведениях, относящихся к предмету конкретного запроса.
Составляется она только на основе подлинников или заверенных копий документов. Поэтому она содержит достоверную и исчерпывающую информацию.

При этом в ней обязательно указываются поисковые данные. Например: номер дела или шифр, номер листов бумаг дела. А все сведения располагаются в хронологическом порядке — этот прием позволяет как можно лучше понять ход последовательности событий.

При необходимости в архивной справке приводятся выдержки из бумаг (но чаще всего они оформляются с помощью отдельной выписки). Личные выводы по содержанию или домыслы специалиста, исполняющего запрос, не допускаются.

Составленная архивная справка подписывается лицом, ответственным за ее оформление и заверяется руководителем архива (с помощью подписи и печати). В случае, если ответ составляется на нескольких листах, заверяется каждый лист.

Заполненный бланк выдается заявителю под подпись. Он обладает юридической силой и является официальным документом, который гражданин впоследствии может предоставить по месту требования.

Где заказать документ

В зависимости от того, какая информация нужна и насколько она «давняя», граждане вправе обратиться:

• в организации (к работодателям), которые располагают нужными сведениями, если срок передачи их в архивы еще не наступил;
• органы местного самоуправления;
• непосредственно в архивы, которые работают на территории региона, либо сразу в Росархив;
• в уполномоченные на оказание таких услуг МФЦ.

Например, для получения звания Ветеран труда и при выходе на пенсию требуется подтвердить наличие стажа. В таком случае алгоритм, как получить архивную справку о трудовом стаже, следующий:

1. Бывший работник или его представитель обращается к работодателю(-ям) с письменным заявлением о предоставлении необходимой информации.
2. Если организация по каким-то причинам больше не существует, сведения запрашивают либо у ее преемника, либо в городском архиве.

Независимо от того, куда вы обращаетесь, необходимо подать письменное заявление о предоставлении сведений. В нем уточняют:

• наименование организации, в которую направляется запрос;
• Ф.И.О. заявителя;
• причины обращения и суть запроса;
• контактные данные.

Письменный запрос лично подписывается заявителем (представителями, действующими на основании доверенности) и датируется текущей датой.

ВАЖНО!

Большинство органов оказывают услуги по предоставлению справок о стаже в электронном виде. Так, на сайте Росархива содержится специальная форма запроса, а на портале госуслуг есть возможность заказать документ о периодах работы после выбора нужной городской или муниципальной администрации.

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, какие органы на территории РФ оказывают услуги по истребованию личных документов граждан, в том числе архивных справок о трудовом стаже работы и заработной плате. Используйте эти инструкции бесплатно.

Образец архивной справки о подтверждении трудового стажа

В архивах организаций-работодателей граждане чаще всего запрашивают образец архивной справки о стаже работы. Получить его можно совершенно бесплатно.

Бланк этого документа можно найти в «Основных Правилах работы архивов организаций» (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002). Но нередко ее оформляют на фирменном бланке предприятия.

В документе указывают:

• дату составления и номер;
• Ф.И.О. лица, которому выданы сведения;
• в случае подтверждения стажа указывают период работы со ссылкой на приказы о трудоустройстве и увольнении с указанием их реквизитов;
• цель выдачи информации, согласно запросу.

Далее он заверяется подписью руководителя и печатью.

Относительно сроков можно сказать, что согласно ТК РФ, по письменному обращению работника (или бывшего сотрудника) документы, касающиеся его трудовой деятельности, должны предоставляться в трехдневный срок со дня обращения.

Архивная справка о трудовом стаже – первый образец

АРХИВНАЯ СПРАВКА
25.09.2014 № 02-14/002136

На № б/н от 01.10.2014

Степанова Евгения Алексеевна 21.05.2001 принята на работу в Управление технологии и ремонта уборочной техники (с 12.01.2005 – название Управление технологии производства метелок) на должность оператора обрабатывающих установок (приказ директора от 21.05.2001 № 201-к), 31.07.2004 переведена на должность мастера 3 разряда отдела контроля (приказ директора от 31.07.2004 № 268-к), 22.03.2007 уволена по собственному желанию (приказ директора от 20.03.2007 № 302-к).

Основание:

Ф. 45, оп. 6, д. 125, л. 96.

Ф. 45, оп. 6, д. 138, л. 16.

Ф. 45, оп. 6, д. 197, л. 202.

Меркулова С.И.

00-00-00

Архивная справка формы 9 «О регистрации»

Бланк по форме 9 в народе носит множество названий: «О составе семьи», «О прописке», «С места жительства». В нем указываются сведения:

• о гражданах, зарегистрированных в квартире или частном доме;
• собственнике жилья;
• наличии либо отсутствии родства между собственником и иными жильцами;
• дате регистрации по данному адресу и дате снятия с регистрационного учета;
• характеристика жилья и т. д.

Выдается документ заявителю не позднее чем через три дня после подачи письменного обращения.

Далее он предоставляется по месту требования. Например:

• при поступлении ребенка в образовательное учреждение;
• при подаче документов на приватизацию;
• для совершения операций с недвижимостью.

Архивная справка

Архивная справка является многофункциональным документом, отвечающим на разнообразные адресованные архиву запросы граждан и организаций. Она может выдаваться как ведомственным (городским) архивом, так и архивом организации.

Назначение документа

Кроме функции хранения документов архив организации (городской, муниципальный) выполняет справочную функцию, предоставляя информацию по запросам граждан и организаций. Архивная справка может потребоваться в следующих случаях:

1. при выходе гражданина на пенсию;
2. для подтверждения трудового стажа;
3. при заключении сделок с недвижимостью, в случае если требуется информация о зарегистрированных в прошлом и в настоящем времени на данной жилплощади лицах;
4. если гражданин трудоустраивается в иностранную компанию, и в других целях.

При составлении документа необходимо соблюдать ряд правил:

• в архивной справке должны содержаться только факты и сведения, относящиеся к существу запроса. Если в документе, который является основанием для составления справки, имеются иные данные или содержится информация о лицах, не упомянутых в запросе, указания на эти факты и упоминание этих лиц недопустимо;
• последовательность событий в документе должна быть изложена в хронологическом порядке.
• если запрос был сделан в отношении организации или структурного подразделения, а также должностей, которые в настоящее время носят другое название, в справке отражаются те наименования, которые существовали на период, отраженный в запросе. Например, если речь в запросе идет о данных по личному составу организации за 1985 год, то наименование организации, должностей, структурных подразделений соответствовать установленным на 1985 год, даже если в настоящее время эта должность или подразделение носят другое название или отсутствуют вовсе.

Информация переносится из подлинников без искажения. Если в справке имеются:

1. незначительные расхождения с данными, имеющимися в запросе, например, не совпадает дата рождения или имя при совпадающих остальных данных;
2. исправления, зачеркивания;
3. сокращения;
4. пропуски периодов, например, не указанная за определенный месяц заработная плата работника;
5. неразборчивый текст,

то в этом случае в тексте справки необходимо сделать примечание, например, «в соответствии с подлинником» или «в подлиннике отсутствует», или аналогичного вида.

Нормативная база

Основные правила работы архивов организации (2002 год, одобрены Росархивом) определяют порядок работы как государственных (муниципальных) архивов, так и архивов частных организаций. При составлении архивной справки можно опираться на образец, имеющийся в приложении к Правилам. Архивные учреждения могут утверждать свои формы архивных справок.

Составление документа

Примерная структура архивной справки выглядит следующим образом:

1. » шапка», содержащая данные лица, которому выдается справка: ФИО, адрес;
2. заголовок, содержащий название и номер документа, дату составления и номер документа-обращения, в ответ на который составлена справка;
3. текст справки;
4. документальные основания для составления справки (номера описей, дел и номера листов в делах, на основании которых выдана справка);
5. цель выдачи справки, например, «для предоставления по месту работы»;
6. должность и подпись руководителя организации, если справка выдается руководителем организации;
7. должность лица, составившего справку (начальника архива, руководителя службы ДОУ и т.п.);
8. печать организации.

Без указания в архивной справке номеров документов, на основании которых она составлена, она не будет иметь юридической силы.

Регистрация справок может осуществляться как в журнале регистрации запросов (обращений), так и в специализированных программах электронного документооборота. Кроме основных данных в журнале должен быть указан способ направления справки (письмо, курьер, лично) и, по возможности, иметься расписка в получении.

В случае если в архиве отсутствуют документы, на основании которых могла бы быть выдана справка, обратившемуся выдается письменный отказ в предоставлении услуги с объяснением причин, по которым исполнение запроса невозможно.

Где получить архивную справку

В зависимости от того, какая информация нужна и насколько она «давняя», за получением архивной справки можно обратиться:

• в территориальные архивы или сразу в Росархив;
• в организации, которые располагают нужными сведениями, если срок передачи их в архивы еще не наступил;
• в МФЦ.

Независимо от того, куда вы обращаетесь, нужно подать письменное заявление о предоставлении сведений (запрос). В нем следует указать:

• наименование организации, в которую направляется запрос;
• Ф.И.О. заявителя;
• причины обращения и суть запроса;
• контактные данные.

Письменный запрос лично подписывается заявителем, указывается дата его подачи.

Какие сведения содержатся в архивной справке

Архивная справка составляется по установленной форме (Приложение №42 к Правилам работы архивов, утвержденным Росархивом в 2002 году). Ведомства могут утверждать свои формы справок, но, как правило, они незначительно отличаются от вышеупомянутой.

Из архивной справки можно узнать следующие сведения:

1. кому она выдана;
2. на основании какого запроса предоставлены сведения (в справке будут указаны дата и регистрационный номер обращения);
3. подробный ответ на вопрос или сведения о документе с указанием его реквизитов, о которых мы сказали выше;
4. дату составления справки и должность лица, составившего справку.

Если в тексте оригинального документа будут неразборчивые надписи, участки с расплывшимися надписями и т.п., в справке также будет это указано.

Архивная справка 9 формы

Форма №9 является довольно востребованным документом у населения. Эта справка носит информацию о зарегистрированных в определённой квартире лицах, о размере недвижимости, правах собственника и его семейном родстве с другими дольщиками.

Такой документ может быть востребован в момент подачи документов на приватизацию или при доказательстве наследственных прав. В случае купли-продажи недвижимости архивная справка №9 в настоящее время не требуется. Для получения формы №9 придётся обратиться в паспортный стол по месту регистрации и предъявить там паспорт и свидетельство о собственности на помещение.

Довольно часто заявители сталкиваются с такой проблемой, как отказ выдачи справки №9 в связи с образовавшейся задолженностью по квартплате. В действительности такой аргумент нельзя считать правомерным, так как по закону сотрудники паспортного стола должны выдать документ независимо от задолженности.

В случае неправомерного отказа необходимо потребовать письменное подтверждение причины отказа,также можно написать жалобу на имя начальника паспортного стола или обратиться в суд.

Как работодателю выдать архивную справку о стаже работы

Чаще всего в отдел кадров обращаются за подтверждением трудового стажа, поэтому возьмем образец архивной справки о стаже работы и на его примере рассмотрим структуру подобных документов и обязательные сведения в них.

Образец архивной справки

В некоторых случаях может потребоваться документ о регистрации по адресу, по которому гражданин был зарегистрирован ранее, но снят с регистрационного учета, — в этом случае потребуется архивная справка формы 9».

Этот список не является исчерпывающим. Подробно о том, как архивам работать с запросами о выдаче различных справок, какова ответственность сторон, разъяснено в «Методических рекомендациях по исполнению запросов социально-правового характера» (утвержденных Росархивом 02.07.2021). В этом же документе содержится коллекция образцов архивной справки (75 примеров по наиболее часто встречающимся запросам).

Архивная справка – образец составления

В архивную справку следует включать только сведения, которые относятся к упомянутому в запросе лицу. Если же в документе-основании дополнительно содержатся данные на каких-либо еще лиц (т.е. не перечисленных в запросе), то в справке не допускаются любые указания на них.

Рекомендуем прочесть: Смена собственника в гаи заявление госулуги от старого хозяина

Справку подписывает руководитель или допускается подписать уполномоченному в установленном порядке на основании приказа, должностной инструкции и т.п. должностному лицу. Документ требуется заверить печатью организации.